Kaiwa chân kinh/#04 TIẾNG NHẬT KINH DỊ : ĐIỆN THOẠI LÚC BAN NGÀY

Tác giả Diep Anh Dao

Đi làm rồi mới hiểu, tiếng chuông điện thoại reo ban ngày cũng kinh dị không kém chuông điện thoại lúc nửa đêm. Vì sao ư? Chuông reo thì phải bắn (tiếng Nhật). Mà đạn thì không có, biết bắn cái gì bây giờ. Chưa kể là phải nghe được người ta nói gì thì mới bắn lại được. Nhưng mà trong thực tế, nghe không có nghĩa là hiểu !

Những yếu tố đó góp phần làm cho tiếng chuông điện thoại ban ngày thật kinh dị.

Nhưng thực ra, giao tiếp trên điện thoại lại không quá nhọc nhằn so với các cuộc trò chuyện trên trời dưới biển. Các cuộc trò chuyện ba láp ba xàm, chủ đề của nó là không dự đoán được . Trong khi đó, khi khách hàng gọi điện thoại đến công ty ta, chung quy chỉ có từ 2 đến 3 mục đích, chủ đề là có thể dự đoán được. Mà những thứ trong tầm dự liệu được, là những thứ có thể bị khống chế bài bản.

ĐỂ TRÁNH ĐỨNG HÌNH KHI ÔM ĐIỆN THOẠI

Ta cần biết về mục đích khách hàng gọi điện và các chiêu thức trả lời họ theo từng mục đích, thế là xong. Phàm khách hàng gọi điện đến, là muốn gặp anh B, anh C, hoặc muốn nhắn nhủ một tin gì đó quan trọng.

Để không bị đứng hình vì ôm điện thoại, ta cần có 3 cái biết

(1) Biết quy cách khi nhấc điện thoại nơi công sở (2) Biết cách nói để nối điện thoại cho anh B, anh C gặp khách hàng (3) Biết cách nói khi anh B, anh C không có mặt và nhận lời nhắn từ khách hàng.

I.Khi nhấc điện thoại

Cung quy đầu tiên là phải nêu tên công ty Cái này là cung quy, nên không có gì bàn cãi Ta dùng はい、tên công ty です。 Hoặc trang trọng hơn Tên công ty でございます。

はい、Hanasaki です。

Hanasaki でございます =

＝Vâng, chúng tôi là Hanasaki

Nếu muốn nói cho dài hơn, ta dùng

お電話ありがとうございます。こちらはHanasaki です。

= Cảm ơn vì đã gọi đến ạ. Chúng tôi là Hanasaki.

Đến đây khách hàng sẽ xưng hô danh tính. Tiếp theo, ta lại phải xổ 1 cái cung quy nữa

Ta nói

いつもお世話になっております = Cảm ơn vì luôn dồng hành cùng chúng tôi.

Đây cũng là cung quy – những mẫu câu đã quy định sẵn, nên chúng ta cũng không bàn cãi gì thêm.

Sau các màn khách khí với cung quy, khách hàng sẽ nói muốn gặp anh B, anh C. B-san ha irashimaseuka?

Đến đây có 2 trường phái xảy ra Một, anh B anh C có mặt, ta phải chuyển máy cho anh B, anh C Hai, anh B anh C không có mặt, ta phải thông báo sự không có mặt và nhận tin nhắn từ khách hàng.

II.Khi anh B anh C có mặt, ta phải chuyển máy cho anh B, C

Ta dùng 少々、お待ち頂けますか？ ちょっとお待ちください。 = Vâng, anh vui lòng đợi một xíu ạ

Rồi đưa máy cho anh B, anh C. Xong, trường hợp này khỏe

Khi B, C không có mặt hơi khổ hơn một tí.

III.Khi anh B, C không có mặt, ta thông báo sự vắng mặt đồng thời nhận tin nhắn từ khách hàng

Thông báo vắng mặt Thông báo lịch có mặt Hỏi khách hàng có muốn để lại lời nhắn Xác nhận lại lời nhắn

Thông báo vắng mặt

Ta dùng

　あいにく、席を外しております。

= Thật không may, anh ta không ở chỗ làm việc ạ

Hoặc là

あいにく、田中は今出かけております。

＝Thật không may, Tanaka ra ngoài rồi ạ

Nếu mình biết anh ta đi đâu thì có thể nói rõ cho khách hàng biết luôn

あいにく、出張中です。

= Thật không may, anh ta đi công tác rồi ạ

Thông báo lịch có mặt của anh B anh C

Ta dùng

Ngày giờ chi tiết 戻る予定です。

Dự là anh ta sẽ quay về lúc 3h chiêu

= ３時に戻る予定です。

Hỏi khách hàng họ có muốn để lại lời nhắn gì không Ta dùng

よろしければ、かわりにご伝言を承りますが

= Nếu được thì tôi có thể nhận lời nhắn thay ạ.

Đến đây khách hàng sẽ balabala lời nhắn của họ. Rắc rối có thể phát sinh khúc này, nếu như ta nghe không kịp hoặc nghe không hiểu cái ông khách này nói gì. Làm sao đây, không lẽ đứng hình hay bỏ chạy sao.

Lúc này ta có thể giả bộ đường dây sóng bị yếu để khách hàng lặp lại môt lần nữa cái lời nhắn.

すみません、お電話がちょっと遠いのですが。

= Tôi xin lỗi, nhưng đường dây điện thoại hơi yếu…

Sau đó ông khách sẽ lặp lại truyền ngôn lần nữa. Lần này ráng nghe cho được nha.

Xác nhận lại lời nhắn sau khi khách hàng đã nhắn

Ta dùng

Lời khách hàng nhắn ～とうことですね.　かしこまりました 。。。。

はい、来週の金曜日はご都合がわるくなったということですね

＝Vâng lời nhắn là Thứ 6 tới thì không tiện phải không ạ

かしこまりました。

= Chuyện là ~ đúng không aj

Cuối cùng là nói vài ba câu cung quy khách khí để kết thúc cuộc nói chuyện

III.Khi kết thúc cuộc nói chuyên

Ta dùng 失礼いたします。

Gom tất cả các chiêu thức lại thì cuộc gọi trong thực tế sẽ như thế này

Ta: ＩＭＣでございます。

Họ: パワー電気のシュミットと申しますが、松本部長はいらっしゃいませスカ。

Ta : あ、いつもお世話になっております。あいにく、松本は出張しておりますが。

Họ : そうですか。いつごろお帰りになりませすか。

Ta: 明日の午後の予定です。

戻りましたら、こちらからお電話差し上げましょうか。

Họ: いえ、あのう、恐れ入りますが、伝言、お願いできますか

Ta: はい、どうぞ。

Họ: 私、あさっての金曜日、部長にあ会いすることになっていましたが、都合で急に１週間ほど帰国するこちなりまして。。。

Ta: はい。

Họ: 申し訳ありませんが、そうのようにお伝えいただけませんか。

Ta: はい。あさっての金曜日はご都合が悪くなったということですね。

Họ: はい。

Ta: かしこまりました

Họ:よろしくお願いいたします。失礼します

Ta: 失礼いたします。